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Os requisitos de uma sala de reunião


Uma sala de reunião pode deixar uma impressão poderosa para os clientes. Pode ajudá-los a desenvolver novas ideias criativas, ou pode desviá-las com o quão abafado e desconfortável é.


Aqui estão algumas estratégias para infundir profissionalismo e personalidade em qualquer área de reunião, mesmo que seu local não seja tão grande quanto, digamos, um centro de conferências.

1. Contemplar a necessidade de seus clientes

Obviamente, você precisa que os clientes estejam mais confortáveis possíveis. Você precisa que eles tenham espaço suficiente no cotovelo, além de uma distância para se levantar e andar por aí. Ao mesmo tempo, você quer que a sala de montagem seja pequena o suficiente para permitir que as pessoas saibam que estão seguras em um grupo.


Então abaixe os números. Estime como muitas pessoas apareceriam no Dia da Reunião. Avalie as medidas da sala e invista em uma mesa proporcional às dimensões deste espaço. Que seus clientes sentem em cadeiras de escritório que sejam ergonômicas, flexíveis e muito acessíveis.


2. Escolha uma configuração

Há um monte de estilos de assentos que você pode escolher. A título de exemplo, o estilo U, que é comumente usado para locais de eventos corporativos, permite que cada pessoa interaja com o orador e vice-versa, enquanto o design de teatro/sala de aula pode acomodar mais indivíduos. Certifique-se de inspecionar as vantagens e desvantagens de cada estilo antes de escolher o último design.


3. Decida sobre a Sala Adequada

Idealmente, a área deve estar em um local onde as distrações são mantidas ao mínimo. A propósito, um espaço próximo ao escritório do CEO pode ser ótimo, embora não uma distância próxima à recepção primária. Caso você precise lidar com um lugar cheio de distrações, no entanto, faça com que um especialista possa fazer a prova de som da área de montagem. 


Usar a cor ideal da parede pode realmente fazer a diferença no sucesso de um encontro. Se você pintar as paredes de azul, seus clientes podem se sentir muito mais confortáveis e agradáveis. Mas se você pintá-lo de Carmim, os clientes podem ser argumentativos. Não importa qual cor você selecionar, ela deve evocar as emoções adequadas em seu público e combinar com a imagem e marca da sua empresa. Além disso, se o seu espaço tem pilares, certifique-se de que os móveis de interiores vão bem e não se chocam contra a arquitetura estrutural do edifício, não importa o quão grande esse pilar pareça.


4. Corrija a iluminação

É bom deixar entrar um pouco de luz natural ao ar livre. Apenas tenha certeza de que as janelas estão revestidas com cortinas, caso o calor os distraia ? especialmente se a reunião estiver no meio da tarde.




5. Escolha a tela adequada

A tela do monitor/projetor é o foco do espaço de reunião, por isso escolha-a cuidadosamente. Precisa ser grande o suficiente para todos na área verem, mas modesto o suficiente para não ser exagerado. Além disso, ele deve ser colocado apenas a uma distância ideal dos espectadores, que você é capaz de calcular através do programa AVDistanceCalc acessível para iOS e Android.


Além do tamanho do display e do espaço. Considere se você vai ter o display montado em uma parede, teto ou tripé, e então o pano vai melhor com todas as cores e tons de sua demonstração. Não se esqueça dos acessórios como cabos, controles remotos e suporte de alto-falantes que poderiam ser exibidos com estilo usando suportes de exibição metálica.


6. Forneça comodidades

Como dito antes, seus visitantes devem ficar o mais confortáveis que puder. Dê-lhes uma geladeira ao alcance do braço, para que eles possam se levantar e beber toda vez que quiserem. Invista em mesas usando mini-armários, onde seus convidados poderiam esconder suas posses enquanto se envolvem na reunião.

Coloque uma lixeira em um canto desta sala para que os convidados possam descartar seu lixo corretamente.


7. Mantenha o estilo consistente

As melhores salas de reunião seriam aquelas que expressam o que sua organização é. Se o seu negócio tem uma imagem agradável e animada, por exemplo, você é capaz de se inspirar nesses 13 layouts de escritório exclusivos que irão captar o interesse de seus clientes. Mas se o seu negócio é mais desse tipo digno e confiável, a área de reunião deve refletir isso também. Criatividade é grande, mas credibilidade é muito melhor. Recomendamos instalar uma parede de cortina de madeira que sirva como uma obra de arte por si só, mas também incrivelmente funcional.


8. Layout e Funcionalidade

As mesas precisarão estar armadas com fones de ouvido e canais de carregamento portáteis? Os participantes estão confortáveis o suficiente para permanecer por longos períodos? A ergonomia deste assento foi avaliada? Alguns atributos obrigatórios são a ajustabilidade, a matriz de altura da cadeira, encosto, espessura do assento e também uma base de cinco pontos para a estabilidade. 


9. Armazenamento

Que armazenamento uma sala de reuniões requer? Haverá equipamentos disponíveis, por exemplo, placas visuais, marcadores de apagamento seco, canetas e papel? Será que os trabalhadores precisam levar comida para festas ou reuniões que são longas de duração? Você precisa de mais armazenamento para equipamentos audiovisuais? Carrinhos para realização de materiais de apresentação podem ser feitos para combinar com os móveis da sala do seminário. Recomendamos carrinhos de arame e móveis que pareçam em casa em um ambiente profissional.


10. Orçamento Amigável

Criar uma sala de reuniões e um espaço multiuso pode ser a resposta às limitações orçamentárias. Empregar liberdade e versatilidade investindo em móveis multiuso, o que aumentará a eficácia do design com pouco de espaço. Considere coisas como placas de apagamento seco branco ou placas de apagamento seco que podem dobrar para uma exibição de projeção quando o espaço é limitado.


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